Pour qu'une implémentation OKR soit couronnée de succès dans une organisation, le sponsoring sans faille de sa direction et le suivi rigoureux d'un OKR Champion interne font partie des facteurs clés de succès. Chez Ardennes-étape, j'ai pu compter sur les deux, en la personne de Philippe Neumann, CEO et François Hanzen, Digital & Marketing Manager et OKR Champion. Sans compter sur le travail d'équipes bienveillantes "au top" dans un cadre de travail idyllique.
DOKR (Thomas Dusart) : Bonjour François, comment as-tu entendu parler pour la première fois des OKR ?
François Hanzen (FH) : C’est quand j’ai rejoint Ardennes-étape en mai 2020. Philippe Neumann, notre CEO, avait lancé la méthode en 2019. J’ai donc fait mes premiers pas avec les OKR en arrivant.
DOKR : Quand as-tu commencé les OKR chez Ardennes-étape ?
FH : Dès mon arrivée chez Ardennes-étape, j'ai intégré les OKR de l’année tels qu’ils avaient été définis par les équipes. La méthode OKR chez Ardennes-étape a ensuite été revue et améliorée au deuxième semestre 2021.
DOKR : Pourquoi avez-vous commencé les OKR ? A quels problèmes souhaitiez vous répondre avec cette méthodologie ?
FH : avant l’arrivée de Philippe, la gestion des priorités chez Ardennes-étape était un peu chaotique. Il y avait un grand fichier Excel avec près de 200 idées de projets dans lequel les équipes « piochaient », sans réelle coordination par rapport à l’atteinte d’un objectif commun.
Avant l’arrivée de Philippe, la gestion des priorités chez Ardennes-étape était un peu chaotique. Il y avait un grand fichier Excel avec près de 200 idées de projets dans lequel les équipes « piochaient », sans réelle coordination par rapport à l’atteinte d’un objectif commun.
A l’époque, le but des OKR était d’apporter un outil pour mieux prioriser les actions, en permettant un alignement des équipes, tout en mesurant les réels bénéfices qu’un projet pouvait apporter.
La capacité à mesurer l’impact réel des actions entreprises n’étaient sans doute pas assez présente et la méthode OKR a permis de mettre le cadre nécessaire pour le faire.
DOKR : Comment avez-vous commencé les OKR chez Ardennes-étape ? Seuls ou accompagnés ?
FH : Au début, seuls, sous l’impulsion de Philippe qui a permis d’enclencher une première rupture positive avec l’ancien fonctionnement plus « déstructuré ».
DOKR : Quels problèmes principaux avez-vous rencontrés dans l’implémentation initiale des OKR ?
FH : Les principales difficultés consistaient à avoir les bons réflexes pour formaliser les Objectifs et les Key Results, ainsi qu’une méthodologie pour aligner les OKR quadrimestriels et annuels.
DOKR : Après combien de temps et pourquoi avez-vous fait appel au coaching/training/consulting de DOKR ?
FH : Après environ 2 ans (interrompus par la crise covid).
Les objectifs, en faisant appel à DOKR, étaient de formaliser la vision et la mission d’Ardennes-étape pour permettre de bien distinguer les 2 et de raccrocher les OKR à la réalisation de la vision.
Nous voulions aussi acquérir davantage de trucs et astuces sur la bonne manière d’implémenter la méthodologie à l’échelle d'Ardennes-étape.
Le fait d’avoir déjà travaillé avec les OKR avant l’arrivée de DOKR était, selon moi, très positif car cela nous a permis de mieux contextualiser ce que DOKR racontait et de voir ce qu’il convenait d’adapter et ce qui fonctionnait déjà bien.
DOKR : Quels ont été, à ce stade, les bénéfices apportés par la collaboration avec DOKR ?
Une formalisation de la vision et mission et le partage de cette stratégie avec toute l’organisation.
La mécanique de la déclinaison de la vision en objectifs ultimes. Ensuite, ils sont eux-mêmes déclinés en objectifs annuels, puis quadrimestriels dans les différents niveaux structurels de notre entreprise.
La formalisation et le partage avec toute l’entreprise des bénéfices que la méthode OKR apporte. Je pense notamment au focus et à la priorisation ("start less, finish more"), au sens donné à tous les employés qui peuvent raccrocher leurs objectifs à la vision de l’entreprise, à la transparence sur le travail de chacun, à l'amélioration de la collaboration,…
Une identification des rôles clés nécessaires pour faire tourner la machine OKR (OKR champion, OKR owner, OKR contributor).
Une systématisation de la manière de rédiger les objectifs (quoi + pourquoi) et les KR (indicateurs qui mesurent le pourquoi)
DOKR : Et d'un point de vue personnel, que t'ont apporté les OKR ?
FH : La méthodologie OKR amenée par Philippe, et renforcée par DOKR, a été pour moi une révélation sur le fait qu’on a tendance, beaucoup trop souvent, à mesurer des outputs (un nombre de tâches, un avancement de projet,…) sans toujours se poser la question de l’outcome, du bénéfice que l'objectif poursuit réellement.
La méthodologie OKR (...) a été pour moi une révélation sur le fait qu’on a tendance, beaucoup trop souvent, à mesurer des outputs (un nombre de tâche, un avancement de projet,…) sans toujours se poser la question de l’outcome, du bénéfice que l'objectif poursuit réellement.
Systématiser cette approche et cette façon de penser est essentiel dans nos sociétés actuelles où il est très facile de se perdre dans la multitude d’idées et d’initiatives amenées sur la table.
DOKR : Combien de personnes sont impliquées dans la méthodologie chez Ardennes-étapes ?
FH : Une petite vingtaine (sur un peu plus de 50 employés)
DOKR : Quel est votre OKRscore actuel ?
FH : 4 sur 5
NDLR : L'OKRscore© est un nouvel outil exclusif et gratuit développé par DOKR pour évaluer le niveau de maitrise de la méthodologie OKR d'une organisation, en se basant sur la moyenne des OKRscores© individuels. Le score atteint par Ardennes-étapes est un score très élevé qui témoigne de son degré de maitrise des OKR.
DOKR : Quels sont les aspects de la méthodologie qui restent encore «challenging » à l’heure actuelle ?
FH : Il y a pour moi deux aspects principaux qui sont toujours difficiles à gérer aujourd’hui :
Le choix des KR et notre capacité à mesurer ce qui a du sens. Dans certains cas, les données ne sont pas disponibles et/ou ne peuvent pas être mises à jour avec des changements significatifs toutes les semaines ou deux semaines. Du coup, du point de vue du suivi et des modifications du plan d’action, cela peut parfois sembler un peu administratif, sans réel impact. Parfois, on choisit alors des variables "proxy" disponibles, mais qui elles ne mesurent pas totalement le bénéfice que l'on cherche à obtenir avec un objectif spécifique.
La capacité d’aligner toutes les équipes. Il reste difficile d'estimer le temps nécessaire à chaque contributeur pour faire avancer les OKR auquel il participe. Même si l'on essaie d’appliquer l’approche "start less, finish more" et que l'on est passé de 30 OKR annuels en 2022 (NDLR : répartis entre les départements) à 18 en 2023, cela reste difficile d’estimer à l’avance l'impact des objectifs sur l’emploi du temps de chacun.
DOKR : sur une échelle de 1 à 10, à combien recommanderiez vous DOKR à d’autres organisations ?
FH : 9/10, parce que la perfection n’existe pas !
DOKR : Pourrais-tu aussi décrire ta fonction chez Ardennes-étape en quelques mots (en y intégrant sa mission et éventuellement sa vision) ?
FH : J’ai rejoint Ardennes-étape il y a 3 ans et je suis aujourd’hui en charge de l’équipe digitale & marketing. Le regroupement de ces 2 pôles a été réalisé en novembre 2022. Vu que notre business est principalement digital (communication, marketing, réservation, gestion des séjours par le locataire,…) cela avait du sens de renforcer le lien entre ces deux équipes. L’équipe digital & marketing couvre donc maintenant tous les aspects relatifs à la marque, à son positionnement, à la communication, quels que soient les canaux (TV, SEA, SEO, Social media, emailing,…), ainsi que la gestion et l’optimisation des outils digitaux utilisés par nos locataires et nos propriétaires. Cette partie « digitale » regroupe donc des activités UX/UI, d’analyse de la performance (données internes et externes) de gestion de projet mais aussi de développement IT, de gestion de l’infrastructure et de la sécurité.
A propos d'Ardennes-étape : leur mission
Nous codéveloppons, sélectionnons et facilitons l’accès aux logements et à des activités touristiques afin de créer une expérience mémorable en Ardennes dans un écosystème équilibré entre les locataires, les propriétaires, l’environnement et les citoyens.
Et comme une petite vidéo vaut parfois mieux qu’un long discours, voici leur magnifique dernière campagne TV (qui illustre bien leur mission):