Le réunion rétrospective OKR (ou OKR retrospective meeting) est une étape importante dans un cycle OKR. C'est en effet le moment de faire le bilan, tant en termes de performance que de méthodologie OKR. Après de nombreuses missions OKR, voici notre partage d'expérience pour préparer, conduire et assurer le suivi de ces réunions rétrospectives OKR.
Réunion rétrospective chez Ardennes-étape
Préparer une réunion rétrospective OKR
Une réunion rétrospective, ça se prépare !
Si vous utilisez un logiciel OKR, les modules de statistiques qu'ils contiennent sont souvent une mine d'informations très utiles pour les OKR champions en charge d'
animer cette réunion.
Ces données en disent long sur les accomplissements, tant au niveau de la performance que sur le plan méthodologique, ainsi que sur les difficultés rencontrées par les équipes.
Exemple : dans le module OKR de notre logiciel Per4mances, nous mettons à disposition un module de statistiques avec les principaux KPI, bien utiles pour le pilotage de la méthodologie par les OKR champions :
En analysant ces statistiques (dans ce cas, à l'issue du cycle trimestriel), l'OKR champion peut rapidement tirer les conclusions suivantes :
MAKE : l'ensemble des OKR ont été créés après le début du cycle, ce qui n'est pas idéal
ACHIEVE : peu de tâches sont créées dans le software (ce qui ne signifie pas qu'elles n'ont pas été créées dans un autre outil)
MEASURE :
peu de KR ont été mis à jour (mesure prise en tout début d'un cycle)
un peu trop de KR sont des KR "jalons"
Pour le reste, les autres KPI qui mesurent les performances des OKR sont tout à fait satisfaisants.
Nous avons développé un outil gratuit OKRscore© qui permet "d'évaluer en 5 minutes chrono la maitrise de vos OKR" sur base de notre modèle MAAM.
Pour nos clients, nous avons développé une version spéciale destinée aux rétrospectives. Quelques jours avant la réunion, chaque participant est ainsi invité (via un QR code) à évaluer son OKRscore©. Le système génère alors un score moyen qui peut être comparé d'une rétrospective à une autre. Il permet donc de suivre l'évolution de la maitrise des OKR d'une équipe ou d'une entreprise au fil des rétrospectives.
Les informations combinées de ces deux outils permettent aux champions que nous formons de préparer efficacement les réunions rétrospectives en se basant sur des données. En amont de la réunion rétrospective OKR, ils peuvent ainsi déjà réaliser une analyse plus poussée des aspects les plus problématiques, réfléchir à des solutions et orienter la conduite de la rétrospective.
Préparez vous votre rétrospective sur base de données ?
OUI
NON
Conduire une réunion rétrospective OKR
Bien qu'il n'y ait pas de règles arrêtées en la matière, nous proposons généralement d'organiser les réunions rétrospectives au tout début d'un nouveau cycle. Cela permet ainsi d'aborder :
La performance des OKR du cycle révolu
La maitrise de la méthodologie OKR sur les 4 phases de notre modèle MAAM, c'est à dire l'exécution et la mesure du cycle passé, mais aussi la création et l'alignement des OKR du cycle qui démarre
Quand organisez vous votre réunion rétrospective ?
En début du cycle OKR
A la fin du cycle OKR
Quel est le but d'une réunion rétrospective OKR ? Elle s'articule autour de deux grands objectifs :
L'évaluation des performances
La maitrise de la méthodologie OKR.
L'évaluation des performances du cycle passé
Pendant la réunion rétrospective, nous recommandons de considérer les performances OKR au niveau global. Nul besoin, pendant cette réunion, de pointer les éventuelles "sous performances" d'une équipe. Pourquoi ?
Parce que cela doit normalement déjà être identifié et discuté avant la réunion rétrospective, dans le cadre des activités de coaching des équipes par l'OKR champion
Parce que la performance des OKR d'une équipe peut être subjective. Avoir atteint 60% d'un OKR très ambitieux est parfois bien plus notable qu'avoir atteint 100% d'un OKR peu ambitieux
Parce qu'il n'est pas grave de ne pas atteindre un OKR : le plus important est de comprendre pourquoi et d'apporter les corrections nécessaires pour le réaliser dans un autre cycle
L'évaluation de la maitrise de la méthodologie OKR
Nous considérons que cet aspect est tout aussi important que l'évaluation des performances globale des OKR, voir même plus important au début d'une implémentation OKR.
Nous conseillons de débattre des aspects méthodologiques les plus problématiques afin d'ébaucher collectivement des pistes de solutions rapides. Pour conclure avec une note positive, nous recommandons d'aborder les aspects de la méthodologie qui sont bien maitrisés ou qui ont progressé par rapport au cycle précédent.
La remises des récompenses
Sur la base des performances et de la maitrise de la méthodologie, il est capital de mettre en place un système de récompense. N'oubliez jamais que les OKR ne sont pas liés aux rémunérations; il faut donc être créatif pour récompenser les efforts parfois importants, consentis en plus des activités courantes.
C'est d'autant plus important au début de l'implantation des OKR. Célébrer les premières victoires est une étape essentielle dans un processus de change management. N'oubliez donc pas de prévoir un budget pour cela.
Avez-vous mis en place un système de récompense ?
NON
OUI, mais c'est lié directement au salaire variable
OUI et ce n'est pas lié au salaire variable
Voici quelques exemples de systèmes de récompense mis en place par nos clients.
L'exemple de Keyrock
Chez Keyrock, les rétrospectives sont combinées avec la création et l'alignement des OKR du cycle. Cette session a lieu "offsite", souvent dans des endroits très agréables. Elle combine des sessions de travail intenses, accompagnées parfois de mises à jour OKR, à des moments festifs autour de bons repas.
L'exemple de Easyfairs
Easyfairs dispose d'un système d'incentive baptisé "hitrive". Il s'agit de points distribués en interne qui donnent droit à des cadeaux.
A leur demande, nous avons proposé des catégories de récompenses OKR (voir ci-dessous). Pour chacune de ces catégories, nous avons attribué un "OsKaR" au vainqueur, ainsi que des points hitrive afin de le récompenser.
L'exemple de la STIB
A la STIB, le principe est sensiblement similaire que chez Easyfairs. Les récompenses sont aussi remises selon des catégories. Les équipes reçoivent un totem qu'elles remettent en jeu cycle après cycle.
Assurer le suivi d'une réunion rétrospective OKR
N'oubliez jamais que les OKR ne sont pas des procédures strictes. Ils forment plutôt un cadre de travail (ou framework) global, une méthode, un processus général et commun à toute l’organisation. Ils comprennent de grands principes de base qui demandent d’être adaptés à la réalité de votre entreprise.
Ainsi, suite aux pistes de solutions consignées pendant la réunion rétrospective OKR, l'OKR Champion peut créer rapidement des tâches et/ou des OKR de correction (en identifiant des éventuelles contribution avec des équipes).
Il partagera ensuite les progrès lors de la réunion rétrospective suivante.
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