Afin d'aider nos clients à plus facilement appréhender la méthode OKR, nous proposons un modèle (baptisé MAAM©) qui décompose la méthode OKR deux phases et 4 étapes distinctes, mais intimement interconnectées entre elles.
Parmi ces 4 grandes étapes de la méthode OKR, se détachent deux phases:
La phase MAKE & ALIGN de la méthode OKR
Les OKR sont systématiquement rédigés en alignement étroit avec les OKR de cycles plus longs et/ou de niveaux hiérarchiques supérieurs, ainsi qu'avec ceux des autres équipes. Chacune de ces deux étapes est donc totalement indissociable de l'autre.
On commence idéalement cette première phase, un mois avant la fin d'un cycle OKR trimestriel/quadrimestriel et trois mois avant le cycle OKR annuel.
MAKE
Il s'agit de la rédaction des OKR. Soyons francs ; pour certains débutants, c'est une phase parfois un peu déroutante car l'écriture OKR requiert une certaine gymnastique intellectuelle qui nous force souvent à oublier certains de nos réflexes conditionnés.
l'écriture OKR requiert une certaine gymnastique intellectuelle qui nous force souvent à oublier certains de nos réflexes conditionnés.
ALIGN
Les OKR ne se rédigent pas dans le vide. Ils doivent être alignés au niveau stratégique, mais aussi structurel. Ce double alignement constitue ce qu'on appel de design OKR
Les OKR ne se rédigent pas dans le vide. Ils s'alignent.
La phase ACHIEVE & MEASURE de la méthode OKR
Une fois les deux premières phases achevées, il importe ensuite de pouvoir réaliser les différentes activités nécessaires à l'atteinte de l'OKR, en mesurant en permanence leur impact, afin de les adapter si nécessaire. Contrairement à la phase MAKE & ALIGN, les étapes de la phase ACHIEVE & MEASURE se répètent pendant tout le cycle OKR.
ACHIEVE
Il s’agit donc de la réalisation des activités (projets et tâches) qui vous permettent d’atteindre vos OKR.
Le plan d’action (comprenant les tâches et objectifs) rédigé au début d’un cycle n’est donc qu’une supposition, une hypothèse de départ qui permet (ou pas) d’atteindre les résultats clés (KR) de vos objectifs. Il doit donc être adapté si les KR n’évoluent pas dans la bonne direction.
Si le plan ne fonctionne pas, changez le plan, mais jamais les objectifs
MEASURE
La mesure et la mise à jour des OKR s'effectue à plusieurs moments distincts qui peuvent varier suivant les organisations:
Le weekly check-in
Il s'agit de l'intégration - dans les réunions (bi-)hebdomadaires d’équipes - d’un court point OKR afin que chacun puisse débattre de ses progrès, ses problèmes, ses solutions et ensuite mettre à jour ses KR.
La quarterly retrospective / reviews
Après une réunion de préparation préalable, chaque équipe vient présenter devant toutes les autres équipes:
Ses questions, plaintes et suggestions concernant l'aspect dont la méthodologie est implémentée dans l'organisation
Ses performances et (surtout) partager les raisons de ses succès et de ses échecs afin d’éviter de commettre à nouveau les mêmes erreurs.
La compréhension et maitrise de ces deux phases et 4 étapes de la méthode OKR augmentent considérablement l'efficience et l'efficacité des organisations qui utilisent les OKR.